ANGELA TAREAS: diciembre 2014

Son Un conjunto de técnicas y aplicaciones utilizadas para facilitar los trabajos de oficina. Existen tres tipos de aplicaciones básicas y fundamentales, estas son Procesadores de palabras • Hojas de cálculo. • Herramientas de dibujo

Hoy en día existen muchos procesadores de palabras comerciales muy fáciles de usar. Uno de los más conocidos es el Word para Windows.

WORLD. Word es una a aplicación sumamente poderosa que permite la redacción e impresión de varios tipos de trabajos escritos. En particular posee facilidades que permiten:

• Utilizar diferentes tipos de letras. Establecer márgenes Guardar documentos en disco• Recuperar documentos previamente realizados con word Revisar la ortografía de un documento• Crear tablas, gráficos, dibujos, etc. Se utiliza para la elaboración de cartas, fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario.

EXCEL. Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO. Que le permite organizar y realizar cálculos sobre datos de diversa índole. Los valores pueden disponerse en diferentes posiciones, que reciben el nombre de celdas, y relacionarse por medio de formulas.

A manera de ejemplo, se lista a continuación varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:

• Presentación de presupuestos. • Conciliación de cuentas bancarias. • Elaboración de facturas. Cálculos de impuestos. • Mantenimiento de un directorio telefónico. • Control del resultado de las evaluaciones de los aprendices de un curso universitario.

l es hoy en día exige que varios niveles de una empresa o corporación estén informados constante mente de resultados, proyectos. En busca de esta información se convocan a reuniones por departamento, división…Para los gerentes, jefes y demás empleados más fácil apoyarse de ayudas audiovisuales que facilitan su exposición y para ello se necesitan diapositivas que apoyen la presentación de los expositores.

Power Point dispone de tres elementos básicos para la elaboración de de cualquier presentación: • Objetivos• Diapositivas. • Presentaciones.

Objetivos. Son por decirlo de una forma, la materia prima para elaborar una presentación. Por lo general corresponden a dibujos básicos como líneas, círculos, polígonos o secuencias de texto, aunque también incluyen graficas, organigramas, tablas, etc.

Diapositivas. Son una colección de objetos. Presentaciones. No es más que una secuencia ordenada de diapositivas. Las diapositivas conforman una presentación pueden ser impresas o reproducidas directamente por el computador.

ACCESS Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables. Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.

Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.. Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina, para afirmarse de igual forma en el hogar, en los estudios y en el ocio. Ya sea una ama de casa, un empresario, un escolar o universitario, una secretaria, un comerciante, o se encuentre retirado; las múltiples funciones le aran la vida mas fácil a la hora de comunicarse.

Inicio de la aplicación

Microsoft Word® se puede ejecutar igual que cualquier otra aplicación de sistema operativo Microsoft Windows®. Las tres formas básicas de ejecución del programa son: a través del menú Inicio, por medio de un archivo .doc. o creando un acceso directo desde el escritorio. Emplearemos una u otra en función de la situación en la que nos encontremos, pero sin olvidar que el objetivo es siempre optimizar el tiempo.

El menú Inicio.

Prácticamente todas las aplicaciones del sistema operativo se lanzan así. En primer lugar, debemos tener el ordenador encendido y la sesión iniciada.

Normalmente, es suficiente con pulsar el botón de encendido en el frontal del ordenador y esperar a que aparezca una pantalla en la que comprobemos que se mueve el puntero al desplazar el ratón.

Una vez situados en esta pantalla, debemos encontrar un botón con el texto Inicio en la esquina inferior izquierda.

Pincharemos en él y veremos cómo aparece un menú con el que podremos acceder a diversos programas:

Este menú puede variar en función de la versión del sistema operativo de la que se disponga y de la personalización que se haya hecho del mismo. No obstante, los cambios no deberían ser importantes y tendría que servirle como pista para encontrar el acceso al programa que buscamos. En este caso, debemos poner el puntero del ratón sobre el símbolo , hacer un clic con el botón izquierdo del ratón, de forma que se despliegue el resto del menú y podamos acceder a Microsoft Word®:

Pinchamos en el lugar donde aparece Microsoft Word® con el icono del programa a la izquierda y, en ese mismo instante, se abrirá el programa.

􀁨 A través de un archivo .doc.

No siempre será necesario abrir el procesador de textos para comenzar a escribir un nuevo documento, ya que en ocasiones querremos modificar uno ya creado o sencillamente leer su contenido. La manera más sencilla de acceder a estos archivos consiste en abrir directamente el archivo que queremos visualizar. Veamos un ejemplo práctico.

Supongamos que tenemos un archivo creado con

Microsoft Word que está guardado en el escritorio de nuestro ordenador dentro de una carpeta llamada

Trabajo para hoy. El primer paso será abrirlo y leer su contenido. Para ello, haremos un doble clic encima del icono de la carpeta (pulsando de forma seguida y rápidamente dos veces el botón izquierdo del ratón).

Una vez realizada esta acción, accederemos al contenido de la carpeta:

A continuación, hacemos, de nuevo, un doble clic sobre el icono que nos indica que se trata de un archivo reconocido por Microsoft Word®. Este icono es fácilmente identificable ya que, en su diseño, se aprecia la W azul dentro de un cuadrado del mismo color. Todos los archivos marcados así se pueden abrir con este procesador de textos.

Esta acción nos permitirá visualizar el contenido del citado fichero a través de Microsoft Word.

Recordemos que estas acciones pueden sufrir ligeras modificaciones en función de la versión del sistema operativo utilizado y de cómo se haya personalizado.

Sin embargo, los cambios entre las diversas versiones no son tan relevantes como para no poder seguir estas indicaciones.

Creando un acceso directo desde el escritorio.

Como hemos mencionado con anterioridad, un procesador de textos suele formar parte de las herramientas básicas que se instalan en un equipo informático actual. Al ser Microsoft Word una herramienta básica empleada en todos los niveles, nos interesa disponer de una forma rápida de acceso al programa. Para ello, seguiremos los mismos pasos que hemos señalado anteriormente para abrir la aplicación, accediendo desde el menú de Inicio y presionando el botón derecho del ratón sobre el icono de Microsoft Word.

A continuación, aparecerá un nuevo menú similar al siguiente:

Pincharemos sobre el apartado Enviar a y se desplegará otro menú. En este nuevo menú, pulsaremos en Escritorio. Una vez realizado este último clic, se cerrarán automáticamente todos los menús y aparecerá en el escritorio un acceso directo a la aplicación.

A partir de ese momento, al hacer doble clic en el citado acceso directo, accederemos al procesador de textos ahorrándonos navegar por varios menús y pinchar en distintos botones.

1.2.2. El cursor y la línea de estado

Una vez puesto el procesador de textos en funcionamiento, se podrán observar diversos botones, barras e iconos. El usuario acabará familiarizándose con la mayoría de estas funcionalidades y manejando el programa de forma intuitiva, ignorando aquéllas que no le parezcan necesarias.

La herramienta más importante del programa es el cursor. Se trata de una barra vertical que parpadea y se encuentra dentro del espacio blanco que simula ser un folio.

Este cursor indica el lugar donde se introducirá el texto en caso de que se escriba alguna palabra o frase. Hagamos la prueba y usemos el teclado para introducir la frase «Hola mundo»:

Como hemos podido observar, si escribimos rápidamente, el cursor deja de parpadear y aparece fijo. Además, una vez escrita la frase y un espacio en blanco (usando la barra espaciadora), el cursor se sitúa al final de ésta marcando donde se insertará el siguiente texto en caso de que continuemos con la redacción.

Una parte básica de la interfaz del programa es la línea de estado. Se encuentra en la parte inferior del mismo y aporta información útil sobre el estado del trabajo.

En la siguiente imagen, observaremos la línea de estado que aparece por defecto al iniciar el programa, sin embargo, al realizar ciertas acciones, esta línea podrá cambiar para adaptarse a la nueva situación. Lo veremos en apartados posteriores.

Hagamos una pequeña disección de la línea de estado explicando el significado de cada campo:

Elementos de la línea de estado

Indica el número de la página que se visualiza en pantalla, ya que un documento puede tener muchas y es interesante saber en todo momento aquélla en la que nos encontramos.

Señala la sección (conjunto de páginas independientes del resto) en la que nos encontramos.

Marca la página que se visualiza en pantalla y el total del documento.

Hace referencia a la distancia que existe entre el lugar donde se sitúa el cursor y el inicio de la página.

Lín. 1 Se corresponde con la línea en la que se encuentra el cursor.

Col. 12 Se refiere a la columna en la está situado el cursor.

GRB MCA EXT SOB

Se activan con ciertas funcionalidades del procesador de textos como pueden ser el control de cambios o sobrescribir texto. Posteriormente, analizaremos estas funcionalidades.

Español (Es Indica el diccionario con el que estamos trabajando. Este campo es importante debido a la importancia de especificar la lengua en la que se está escribiendo el documento, por si queremos hacer uso del corrector ortográfico.

Estado de la ortografía

Podrá variar entre los estados de incorrecta ( ), correcta ( ) y escribiendo ( ).

La mayoría de estos elementos son interactivos, es decir, si hacemos doble clic sobre cualquiera de ellos, se realiza una acción. Por ejemplo, haciendo doble clic sobre los iconos que nos indican en qué página nos encontramos, se abre el diálogo Buscar y reemplazar. Desde la pestaña Ir a de esta ventana se puede navegar fácilmente a través del documento:

Otro ejemplo sería hacer doble clic sobre el icono, que nos lleva de forma inmediata al texto que el corrector ortográfico no reconoce como propio del idioma que estamos usando. El texto aparecerá subrayado en rojo y con una lista de posibles opciones válidas. Esta funcionalidad puede resultar de gran utilidad para localizar elementos incorrectos o faltas ortográficas, pero no es infalible y, por lo tanto, no nos conviene abusar de él.

Principales teclas

Al ser Microsoft Word un procesador de textos, una gran parte de las tareas se efectúan a través del teclado y no del ratón. Es por este motivo que la mayoría de acciones que se pueden llevar a cabo tienen un método abreviado usando combinaciones de teclas. Así resulta mucho más fácil ejecutar la acción, yaque no necesitamos cambiar la mano del teclado al ratón y podemos seguir redactando el texto sin interrupciones.

Sin embargo, esta práctica requiere memorizar la secuencia de teclas correspondiente a la acción que deseamos realizar y esto no siempre resulta fácil. En la mayoría de las ocasiones, el usuario acaba aprendiendo, de forma intuitiva, los métodos abreviados de las acciones más comunes y accediendo a través de menús a las demás.

No obstante, hay algunas teclas que se pueden considerar básicas y que, incluso no tienen equivalente a través del ratón. Veamos las seis más importantes:

• El retorno de carro: se suele conocer con el nombre de Intro. Se puede pulsar a través de dos teclas: la llamada Enter o la marcada con una flecha con el rabillo en vertical. Se utiliza para insertar un salto de línea (cuando acabamos de escribir una frase y queremos comenzar en otro renglón) o para introducir líneas vacías.

• Mayúsculas: la necesidad de introducir mayúsculas es básica en cualquier procesador de textos. Se presiona la tecla Shift, identificada con una flecha que apunta hacia arriba􀀃􀁮, al tiempo que se teclea la letra que aparecerá en mayúscula.

En el caso de que necesitemos introducir un gran número de letras, pulsaremos una sola vez la tecla Bloq Mayús y escribiremos el texto. Una vez finalizado, para volver a escribir en minúsculas, pulsaremos Bloq Maýus de nuevo.

• Borrar texto: la necesidad de eliminar parte de un texto es perfectamente lógica y muy común para cualquier usuario. Para ello existen dos teclas:

Retroceso y Supr. La tecla Retroceso se distingue por el dibujo de una flecha horizontal hacia la izquierda 􀁭. Una vez pulsada, borrará el carácter que se encuentra a la izquierda del cursor. En cambio la tecla Supr eliminará el carácter que se encuentra a la derecha.

• Inicio y Fin: estas dos teclas permiten al usuario desplazarse al inicio o al final de la línea donde se encuentra el cursor. Si se combinan con la tecla Ctrl, al inicio o final del documento.

• Av Pág y Re Pág: la primera facilita el desplazamiento a la página siguiente, mientras que la segunda a la página anterior.

• Sobrescribiendo texto: si pulsamos la tecla Ins y escribimos, el texto nuevo sustituye al que se encuentra a la derecha del cursor, en lugar de desplazarlo hacia la izquierda. Para desactivar esta característica, volveremos a pulsar Ins. Es importante apuntar que que, en la línea de estado, el apartado SOB se marca cuando usamos esta función.

1.2.4. Fin de página

Al igual que en muchas ocasiones nos interesa terminar una línea o un párrafo, sucederá que, en otras, querremos acabar una página y comenzar en la siguiente.

La primera idea que podría surgir sería la introducción de líneas vacías hasta el final de la página para continuar en la página siguiente. No obstante, esta solución, además de incómoda, no parece demasiado acertada; puesto que cualquier modificación del texto previo, añadiendo un párrafo o una línea por ejemplo, afectará a la estructura del documento descuadrándolo.

Los procesadores de textos han solventado está situación introduciendo el concepto de Salto de página. Para establecer un fin de página, hacemos un clic en el menú Insertar y, en el cuadro que se despliega, seleccionamos Salto para que se abra una nueva ventana:

En esta nueva ventana, marcamos la opción Salto de página (marcada por defecto) y pulsamos el botón Aceptar, como podemos observar en la siguiente captura de pantalla:

Aparece una nueva página con el cursor situado al inicio de la misma.

Sin embargo, en ocasiones, este proceso puede resultar tedioso. Supongamos que estamos elaborando un documento siguiendo un índice dividido en secciones y apartados y queremos que en la página donde acaba un apartado no comience el siguiente, puesto que la estructura del documento parece más cuidada cuando el inicio de los apartados coincide con el inicio de una página. Si el índice tiene cien apartados, tendremos que realizar está acción al menos un centenar de veces.

Sería interesante, entonces, aprender el método abreviado de la misma y así poder prescindir de la navegación por los menús. Podríamos acabar un apartado y comenzar otro sin levantar las manos del teclado, aportando una sensación real de dinamismo.

http://www.ideaspropiaseditorial.com/documentos_web/documentos/978-84-9839-141-1.pdf

Sistemas operativos

Ofimática

Ofimática (Las herramientas productivas)

¿Qué es ofimática?

La palabra ofimática viene de la unión de las palabras oficina + informática. La herramienta ofimática se apoya en la integración de los siguientes elementos: comunicaciones, ordenador personal/workstation e interfaz hombre/máquina.

Integración en la oficina

Los tres ejes de la integración de la tecnología en la oficina (ofimática) son: Comunicabilidad (comunicaciones), Computabilidad (ordenador personal/workstation y las herramientas de software) y Convivencialidad (interfaz hombre/máquina).

La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas informáticas conectadas, interna y externamente, por redes de comunicación de diferente naturaleza.

En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas.

Un ejemplo de un paquete ofimático es OpenOffice.org, siendo el mismo del tipo software libre y de código abierto.

Herramientas

Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen:

Manejador o Administrador de Bases de Datos

Hojas de cálculo

Procesadores de Textos

Presentadores de ideas

Gráficos

Manejador o Administrador de Bases de Datos

Un manejador de bases de datos básicamente permite almacenar información, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas, resultados e informes que han de ser diseñados por el administrador o usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente útil cuando hablamos de analizar grandes volúmenes de información muy diferente, pero que cumple con ciertos requisitos en común al definir grupos.

Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para un dato almacenado en particular, se denomina registro. Esto es, toda la información que almacenamos dentro de una base de datos está constituida por una serie de campos y registros cruzados, algunos de ellos relacionados con otros, que nos permiten clasificarla según los criterios que definamos para ello, para así hacerla mucho más útil para nuestras labores.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.

Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDER(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.

Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales.

Procesadores de Textos

Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está orientado a la gestión de textos para la generación de informes, cartas, edición de documentos textuales, etc. que como último soporte utilizarán el papel para la transmisión de información escrita o bien las redes de comunicación. Hoy son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.

La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos informáticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el proceso de edición; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo.

Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite editar, almacenar, recuperar e imprimir información escrita dentro de un PC. Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s (WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de procesamiento de texto actuales son mucho más amigables y eficientes, en términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. mag Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortográficos, de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven para revisar el documento completo o páginas detectando los errores de mecanografía y faltas de ortografía. Los de sinónimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilingües permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como avanzadas son: editores de fórmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas.

Presentadores de ideas

Estas sencillas pero útiles aplicaciones nos permiten diseñar presentaciones mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos, videos, etc. El trabajo dentro de estos presentadores se parece mucho al de un procesador de texto, sin embargo puede resultar más versátil al momento de incluir efectos en multimedia, así como al momento de exponerlos, pues suelen incluir una opción de presentación, que elimina de la pantalla todos los elementos innecesarios dejando solamente la presentación.

Este aplicativo suele ser empleado en exposiciones, presentaciones de productos, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado, facilita la transmisión de información para auditorios con muchas personas.

Gráficos

En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computadora. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación.

a) Los gráficos de gestión: pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc.

b) Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc). Se utilizan en dibujo lineal y artístico, diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles), esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc.

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Integrantes:

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ANGELA TAREAS

martes, 16 de diciembre de 2014

viernes, 12 de diciembre de 2014

EVIDECIA DE PRÁCTICAS

miércoles, 10 de diciembre de 2014

TIPOS DE DOCUMENTO EN HERRAMIENTAS OFIMÁTICA